Para objetivos a largo plazo, necesita un plan de varios años, para objetivos a corto plazo, trimestrales, y para objetivos actuales, mensuales, semanales, diarios. ¿Qué es realmente importante a la hora de planificar? Estos son los 6 pasos más importantes para una planificación eficaz.

Los especialistas en gestión del tiempo aconsejanplanificarasuntos de actualidad hacerlo en la perspectiva de la semana, porque la semana da un contexto más amplio a nuestras actividades. ¿Qué tener en cuenta a la hora de organizar las tareas?

¡Gracias al tablero de tiempo descubrirás que no tienes que hacerlo todo! Entonces conocerás la alegría de disfrutar de tu tiempo libre. Nuestro éxito personal y profesional depende en gran medida de cómo organicemos nuestro tiempo. Nosotros mismos elegimos la forma en que lo gastamos, también asumimos las consecuencias de estas decisiones. Para administrarnos bien a lo largo del tiempo, sigamos la máxima de Stephen R. Covey: "En lugar de concentrarte en hacer lo correcto, debes enfocar tu atención en hacer lo correcto". Nuestras decisiones sobre el uso del tiempo están influenciadas por dos criterios: urgencia e importancia. A menudo damos importancia a demasiadas tareas. Pero la priorización adecuada se trata de darnos cuenta de lo que está como máximo en nuestra jerarquía de valores, no solo de reaccionar ante asuntos urgentes. ¿Cómo distinguirlos unos de otros? La urgencia es un criterio relacionado con el tiempo, la importancia para nuestros objetivos. Una herramienta práctica que muestra el alcance de las actividades y ayuda a identificar lo que es realmente importante establero de tiempo . La condición más importante para una acción y una planificación eficaces es centrarse en el cuadrante II y eliminar simultáneamente muchas actividades del I y III e ignorar el cuarto trimestre.

Importante

Cronología: trimestre I

Contiene asuntos importantes y urgentes. Es "gestión de crisis" - actividades de importancia estratégica y asuntos urgentes. En este trimestre trabajamos, usamos nuestro conocimiento para reaccionar ante muchas situaciones y asumir desafíos. No podemos descuidar estos asuntos.

Cronología: trimestre II

Cubre asuntos importantes pero no urgentes. Es un barrio de " alta calidad" en el que nos gestionamos: hacemos planes a largo plazo, nos anticipamos a los problemas y los prevenimos, desarrollamos capacidades, nos regeneramos, dedicamos tiempo a los seres queridos. Cuanto más tiempo pasamos en este trimestre, más aumentanuestra capacidad de actuar. Descuidar las actividades dentro de él amplía el cuadrante I, que eventualmente nos consume, provoca estrés y agotamiento.

Línea de tiempo: cuadrante III

Hay asuntos urgentes en él, pero no importantes. Esto es una cuarta parte de una ilusión, porque el murmullo en torno a lo urgente puede crear una ilusión de importancia. En este cuadrante realizamos acciones que son actuales, pero importantes para otra persona, cumplimos con las expectativas de los demás, pensando que estamos en el cuadrante I.

Línea de tiempo: cuadrante IV

Estos no son asuntos urgentes y sin importancia. Minimizando el tiempo dedicado a este trimestre, ganaremos tiempo para cosas realmente importantes.

HORARIO
IMPORTANTE

URGENTE

  • situaciones de crisis;
  • asuntos urgentes;
  • tareas con la fecha de implementación, reunión, preparación para las reuniones.

URGENTE

  • preparación;
  • especificar el valor;
  • planificación;
  • construcción de relaciones;
  • recreación real;
  • encomendar la responsabilidad
NO VÁLIDO
  • algunos teléfonos;
  • algunas cartas, informes;
  • algunas reuniones;
  • asuntos urgentes más cercanos;
  • muchas actividades normales
  • vida cotidiana, actividades regulares;
  • correspondencia no vinculante;
  • algunos teléfonos;
  • pérdida de tiempo;
  • placer;
  • ver la televisión demasiado tiempo.

1. Planificación efectiva: piensa en tu visión y misión

Cuando comience a planificar sus actividades, piense en lo que es más importante en su vida. Piensa en tu visión, lo que te gustaría hacer, las reglas que sigues (¡brújula!). Por lejano que parezca, es extremadamente importante ya que tus creencias influyen en las metas que te fijas, las decisiones que tomas y la forma en que empleas tu tiempo.

La reinflexión sobre la propia misión es una condición esencial para actuar de acuerdo a lo importante, porque influye fuertemente en la ejecución del resto de las actividades asignadas al trimestre II. Si tu credo de vida es el desarrollo personal, estar con tu familia, descubrir el valor de la vida o de la actividad social, entonces volviendo a ella de vez en cuando, dejarás grabadas en tu memoria las cosas más importantes. La misión creará un marco dentro del cual tomará decisiones en las siguientes etapas de planificación.

2. Planificación efectiva: define tus roles

Los roles son símbolos de deberes, relaciones con las personas, actividades en beneficio de la sociedad. Su clara definición creauna estructura natural que nos permite mantener el equilibrio. Los roles que juegas se basan en tu misión. Enumere sus roles en una hoja de papel (por ejemplo, esposa, madre, estudiante, gerente, director, miembro de un club deportivo). La investigación muestra que aparecer en más de siete no es efectivo, así que intente, por ejemplo, combinar ciertas funciones. Identificar los roles de la vida te ayuda a ver la vida como un todo: puedes ver que no se trata solo del trabajo o la familia, sino de todos juntos. A medida que describa sus roles, notará asuntos "importantes pero no urgentes" (Trimestre II) que generalmente se ignoran. Además de los roles, agregue "afilado de sierras" al programa semanal. Es la energía que debemos poner en perfeccionar nuestras habilidades en cuatro dimensiones fundamentales de la vida: física, social, intelectual y espiritual. Absortos en "aserrar" (obtener resultados), nos olvidamos de "afilar la sierra" (mantener o desarrollar la capacidad de lograr resultados en el futuro). Si, por ejemplo, no practicamos deportes (ámbito físico), no desarrollamos conocimientos (ámbito social), no seguimos los últimos avances en nuestra industria (ámbito intelectual) o no sabemos lo que es importante para nosotros en vida (esfera espiritual), podemos "despuntar" por desequilibrio.

3. Planificación efectiva: establezca metas para cada rol

Piense en lo más importante que puede hacer en cada rol esta semana para lograr resultados positivos. ¿Qué es esencial, por ejemplo, como esposa, esposo, padre, empleado? Cuando busque actividades, use una brújula, no un reloj, y concéntrese en lo importante, no en lo urgente. Esto puede ser, por ejemplo, una cita con un esposo, más tiempo para un hijo, recopilar información sobre un curso de lectura rápida, meditación. Fíjese uno o dos objetivos para cada función.

4. Planificación eficaz: aprender a tomar decisiones

Para traducir las metas del Trimestre II en un plan de acción, debe aprender a tomar las decisiones correctas a lo largo de la semana. A menudo tratamos de encontrar tiempo para actividades "importantes" en los trimestres I y III, que ya están llenos de actividades. Nos lanzamos de un caso a otro, se lo confiamos a otra persona, lo posponemos, con la esperanza de encontrar tiempo para las cosas más importantes. Pero, como escribe Stephen R. Covey, "[…] el punto no es priorizar planes, sino planificar prioridades". Imagina un frasco ancho en el que pones piedras grandes. Aunque el frasco esté lleno de piedras, no está lleno, puedes esparcir grava en los huecos. Pero la verdad es que el frasco aún no está lleno, puedes agregar arena y finalmente agregar un poco más de agua. Nuestros objetivos en el trimestre II son "piedras grandes". Si nos ocupamos primero de otras cosas: agua,arena y grava, y luego queremos poner piedras grandes en el plan, nuestros intentos serán inútiles. Pero si sabemos qué cosas son piedras grandes y las asentamos antes que nadie, veremos cuánto podemos lograr y cuánta agua, arena y grava hay en los espacios vacíos. Lograremos lo que consideramos importante y, al mismo tiempo, "ajustaremos" otras actividades en consecuencia.

5. Planificación efectiva: organiza todos los días

Tus tareas diarias son hacer primero las cosas más importantes, a pesar de las circunstancias inesperadas y los desafíos del día. A veces lograrás implementar un plan, otras veces habrá que cambiarlo, pero a la hora de tomar decisiones confía en las indicaciones de tu brújula interna. Para poner las cosas más importantes primero, por la mañana:

IMAGINE EL CURSO DEL DÍA- revise el horario semanal, encuentre su posición, vea este día en el contexto de 7 días. Esto le ayudará a reaccionar adecuadamente ante situaciones inesperadas.

ESTABLECER PRIORIDADES- marca tus acciones con los símbolos de los trimestres I y II - gracias a esto estarás seguro de que los asuntos del trimestre III no encajan en tu horario. Si es necesaria una mayor priorización, marque las actividades de los trimestres I y II con más detalle (por ejemplo, con un círculo).

DEFINIR HORA Y HORA DE LA TAREA- separar aquellas que se pueden realizar en cualquier momento del día. También anote los límites de tiempo para actividades específicas.

6. Planificación eficaz: evalúe su eficacia

Al final de la semana, piense en las metas que logró, los desafíos que enfrentó, las decisiones que tomó y, si tomó una decisión, las cosas más importantes vinieron primero. El resumen semanal te ayuda a evitar repetir los mismos errores, te permite ser más efectivo en las próximas semanas.

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Categoría:

Psicología